Privacystatement HSK Trauma

Wie zijn wij?

Wij zijn de Mental Care Group en bieden via verschillende labels mentale hulp en ondersteuning aan onze cliënten. Vanuit ons Shared Service Centers zorgen wij dat binnen de gehele Mental Care Group een hoog niveau van gegevensbescherming gewaarborgd is. HSK Interventie B.V. (hierna: HSK) is onderdeel van de Mental Care Group en is soms zelfstandig en soms samen met ons Shared Service Center verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”).

HSK biedt effectieve, passende opvang, nazorg en behandeling aan als iemand een traumatische gebeurtenis op het werk heeft meegemaakt. Na een telefonische opvang en nazorg biedt HSK ook een traumatest aan waarmee wordt gekeken of je goed herstelt of dat er toch extra hulp nodig is. Als blijkt dat je traumabehandeling nodig hebt, dan word je doorverwezen naar onze gespecialiseerde psychologen.

Dit privacystatement is geschreven voor medewerkers van klanten, vaak jouw werkgever, van HSK die een traumatische gebeurtenis hebben meegemaakt en daarvoor contact hebben gezocht met HSK.

Welke persoonsgegevens gebruiken we van jou?

• Jouw voor- en achternaam, geboortedatum en postcode;
• Jouw e-mailadres, telefoonnummer en functietitel;
• Informatie over de traumatische gebeurtenis en mogelijke symptomen die je ervaart;
• Gegevens over jouw organisatie, waaronder de naam van jouw werkgever en leidinggevende en indien relevant een filiaalcode of personeelsnummer.

Voor welke doelen gebruiken we jouw persoonsgegevens?

• Om te bekijken of we je hulp kunnen bieden;
• Om contact met je te houden over jouw traumatische gebeurtenis en de opvolging daarvan;
• Om jou uit te nodigen voor het invullen van de traumatest en om je vervolgadvies te kunnen geven. De gegevens uit de traumatest mogen we alleen verwerken als je daar uitdrukkelijke toestemming voor hebt gegeven. De toestemming wordt gevraagd zodra je de test gaat uitvoeren;
• Om jouw werkgever op de hoogte te stellen dat je contact met ons hebt opgenomen. Wij nemen alleen contact op met deze contactpersonen als jij daar toestemming voor hebt gegeven. We delen geen inhoudelijke informatie over jouw traumatische gebeurtenis;
• Om de aan jou geleverde hulp van HSK betaald te krijgen door jouw werkgever. Dit is onderdeel van de afspraken die we met jouw werkgever hebben;
• Om te voldoen aan wet- en regelgeving of bevelen c.q. uitspraken van bevoegde instanties (zoals de rechter). Sommige persoonsgegevens hebben we nodig om de wet na te kunnen leven.

Voor werkgevers
Wij verwerken deze persoonsgegevens en om de volgende redenen:

• Jouw gegevens zoals naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer en de naam van je organisatie. Dit is nodig om je op de hoogte te stellen dat jouw medewerker contact met ons heeft gezocht. We geven geen inhoudelijke terugkoppeling over de ingezette hulp.

Met wie wisselen we persoonsgegevens uit?

Al jouw persoonsgegevens zijn geheim, maar dit betekent niet dat we nooit gegevens delen met andere partijen. Hieronder leggen we uit waarom we met bepaalde partijen gegevens uitwisselen en om welke reden we dit mogen doen. We verkopen je gegevens nooit, aan niemand.

Wij kunnen gegevens uitwisselen met:

• Dochterondernemingen van de Mental Care Group, met als doel het beheren en ontwikkelen van de software die nodig is voor de dienstverlening en begeleiding, het uitvoeren van (financiële) administratie. Wij hebben hierover duidelijke afspraken met elkaar gemaakt in een onderlinge overeenkomst.
• Onze verwerkers. Voor het verwerken van jouw persoonsgegevens kunnen wij andere dienstverleners inschakelen, dit noemen we verwerkers. Dit zijn bijvoorbeeld onze ICT-dienstverleners, zoals de partij die die de Traumatool host. Deze partijen werken onder onze verantwoordelijkheid en wij maken goede afspraken met onze verwerkers in lijn met de eisen van de AVG.
• Onze accountant. Wij hebben een wettelijke verplichting om onze financiële administratie te laten controleren door een accountant. Onze accountant krijgt gegevens te zien die nodig zijn voor deze controle. Zij kunnen op locatie met ons meekijken om te controleren of we jouw hulp op de juiste manier hebben gedeclareerd. Als we gegevens naar onze accountant toesturen, zorgen we ervoor dat zij niet kunnen zien dat het over jou gaat. Als gegevensuitwisseling met onze accountant plaatsvindt, is dat omdat wij moeten voldoen aan onze wettelijke plicht.
• Auditors. Soms is het nodig om zelf ons werk te (laten) controleren. Dit hoort bij het geven van hulp aan jou. Een medewerker binnen de Mental Care Group die hiervoor speciaal is aangewezen, doet deze controle. Deze medewerker mag alleen als dat nodig is voor het uitvoeren voor zijn controlewerkzaamheden in medische dossiers kijken. We laten ons werk ook controleren door externe partijen om daar als organisatie van te leren of om een keurmerk te verkrijgen of behouden. Er komt dan een externe auditor langs om te
  beoordelen hoe wij onze werkzaamheden doen. Alleen als je daarvoor toestemming geeft, kan een externe auditor jouw (medische) gegevens inzien.

Geen internationale doorgifte van gegevens
Wij geven geen persoonsgegevens door buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Geen profilering of geautomatiseerde besluitvorming
Wij profileren je niet op basis van jouw persoonsgegevens en we maken ook geen gebruik van automatische besluitvorming.

Gebruik van Artificiële Intelligentie (AI)
Wij maken geen gebruik van AI-systemen voor het verlenen van hulp in het kader van jouw traumatische gebeurtenis.

Bewaren van gegevens

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Hoe lang dat is, is afhankelijk van het doel van de verwerking. Alle gegevens die wij hebben vastgelegd over jou bewaren tot maximaal één jaar na jouw traumatische gebeurtenis, tenzij er redenen zijn om de gegevens langer te bewaren. Dit kan zijn omdat er een klacht of rechtszaak loopt en als het moet van de wet. Daarna verwijderen wij je gegevens, of maken we je gegevens anoniem.

Hoe zorgen wij dat jouw persoonsgegevens veilig zijn bij ons?

Wij doen er alles aan om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens veilig zijn bij ons. Dit doen we onder andere door:

• Medewerkers te screenen en ervoor te zorgen dat iedere medewerker aan geheimhouding gebonden is op grond van de wet, beroepscodes of een contract.
• Onze systemen goed te (laten) beveiligen, bijvoorbeeld door internetverbindingen te beveiligen, 2-factor authenticatie te gebruiken en door vast te leggen wat er in onze systemen gebeurt.
• Onszelf te laten toetsen door een externe partij, waardoor we ook een NEN 7510 certificaat hebben. Dit certificaat laat zien dat wij onze informatie goed beveiligen.
• Blijvend en periodiek aandacht te besteden aan training en bewustwording op dit gebied.

Heb je ondanks alle maatregelen die we hebben genomen toch een (beveiligings-)probleem gevonden? Meld dit dan aan ons per e-mail via security@mentalcaregroup.nl.

Jouw privacyrechten

Hieronder vind je een overzicht van de rechten die jij hebt ten aanzien van jouw persoonsgegevens. Deze rechten zijn niet absoluut: dat betekent dat wij een afweging zullen maken of gehoor moet worden gegeven aan een verzoek om jouw rechten uit te oefenen. Als we jouw verzoek niet kunnen afhandelen, dan lichten we dit toe.

Toestemming intrekken
In bepaalde gevallen gebruiken we jouw persoonsgegevens alleen met jouw toestemming. Als dat zo is, kan je die toestemming ook altijd weer intrekken. Je hoeft daarvoor geen reden te geven. Als je jouw toestemming intrekt, stoppen we met het gebruik van (dat deel van) jouw gegevens.

Correctie
Als jouw persoonsgegevens feitelijk niet kloppen, mag je ons vragen om dit aan te passen. Als je het niet eens bent met iets wat een medewerker over jou heeft opgenomen in de aantekeningen of het vervolgadvies passen we dit in principe niet aan, maar kunnen we wel jouw mening hierover toevoegen. Dit kan jouw mening zijn of de mening van een andere medewerker.

Inzage, een kopie (om over te dragen) en extra informatie
Je kan ons vragen om een kopie van jouw informatie toe te sturen. Je kan ook om extra informatie vragen over hoe we omgaan met jouw persoonsgegevens.

Verwijdering/vernietiging
Je kan ons vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen. Meestal kunnen we dit voor je doen. Soms is dit niet (helemaal) mogelijk, bijvoorbeeld omdat we bepaalde gegevens nog moeten bewaren op grond van de wet of omdat we jou anders geen goede hulp meer kunnen bieden. Als we jouw gegevens niet kunnen verwijderen, leggen we je uit waarom niet.

Beperking/tijdelijk stoppen
Je kan ons vragen om tijdelijk te stoppen met het gebruiken van jouw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld omdat je ons hebt laten weten dat je gegevens niet kloppen of dat we ze niet (meer) zouden mogen verwerken maar we nog bezig zijn om dit uit te zoeken. In de tussentijd kan je vragen of we jouw gegevens tijdelijk niet willen gebruiken.

Bezwaar
Soms gebruiken we jouw persoonsgegevens ook voor onze gerechtvaardigde belangen. Als we dit doen, kan je hiertegen bezwaar maken als je denkt dat dit voor jou persoonlijk extra nadelig is. We kijken dan goed of we vanwege jouw specifieke situatie moeten stoppen met het gebruiken van jouw gegevens.

Wil je nog meer weten over jouw rechten? Kijk dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe kan ik gebruik maken van mijn rechten?

Je kan jouw verzoek per e-mail indienen bij jouw contactpersoon. Je kunt je verzoek ook altijd per e-mail indienen via privacy@mentalcaregroup.nl. Wij proberen jouw verzoek zo snel mogelijk volledig af te handelen. Je krijgt in ieder geval binnen 4 weken een eerste reactie van ons en als we meer tijd nodig hebben krijg je uiterlijk binnen 3 maanden een definitieve reactie van ons.

Wijzigingen privacystatement

Als er iets verandert aan de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken, passen we ons privacystatement daarop aan. Bij grote wijzigingen die echt impact hebben op jouw privacy krijg je daarover bericht. De meest actuele versie van ons privacystatement kan je altijd vinden op deze website.

De meest actuele versie van het privacystatement is gemaakt op 16 april 2026.

Heb je een klacht of wil je iets melden?

Heb je een klacht over het privacybeleid van de Mental Care Group of wil je iets melden bij de interne toezichthouder van de Mental Care Group? Stuur een e-mail naar de Functionaris Gegevensbescherming via fg@mentalcaregroup.nl. Je kunt ook een brief sturen naar:

SSC B.V.
T.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming
Steijnlaan 12
1217 JS Hilversum

Komen wij er samen niet uit? Dan heb je altijd de mogelijkheid om je klacht voor te leggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.